Việc làm mất hoặc hư hỏng bằng tốt nghiệp cấp 3 gây ra rất nhiều phiền toái, đặc biệt khi bạn cần bổ sung hồ sơ xin việc, du học hoặc xét tuyển đại học. Theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo, bằng tốt nghiệp THPT bản chính chỉ được cấp một lần duy nhất và không cấp lại. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT từ sổ gốc với giá trị pháp lý tương đương. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục và lệ phí cập nhật mới nhất năm 2026.
1. Bản Sao Bằng Tốt Nghiệp THPT Là Gì? Phân Biệt Các Loại Bản Sao
Trước khi đi vào thủ tục, bạn cần hiểu rõ khái niệm để tránh nhầm lẫn. Hiện nay có hai loại bản sao phổ biến:
- Bản sao từ sổ gốc: Đây là bản sao được cấp trực tiếp bởi cơ quan đang quản lý sổ gốc (thường là Sở Giáo dục và Đào tạo). Nội dung trong bản sao này được chép y nguyên từ sổ gốc cấp bằng. Loại này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật quy định khác).
- Bản sao có chứng thực (Công chứng): Đây là bản photocopy từ bản chính và được cơ quan có thẩm quyền (UBND, Phòng công chứng) xác nhận sao y bản chính. Nếu bạn đã mất bản chính, bạn KHÔNG THỂ làm loại này mà bắt buộc phải xin cấp bản sao từ sổ gốc.
Do đó, nếu bạn đã mất bằng gốc, quy trình dưới đây sẽ hướng dẫn bạn xin cấp bản sao từ sổ gốc.
2. Thẩm Quyền Và Địa Điểm Xin Cấp Bản Sao
Theo quy định tại Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là cơ quan đang quản lý sổ gốc. Cụ thể đối với bằng tốt nghiệp THPT:
Nộp hồ sơ trực tiếp tại đâu?
Bạn cần nộp hồ sơ tại Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD&ĐT) nơi bạn đã thi tốt nghiệp và nhận bằng trước đây. Một số trường hợp đặc biệt, hồ sơ có thể được lưu tại trường THPT, nhưng đa phần sổ gốc bằng tốt nghiệp THPT đều do Sở GD&ĐT quản lý.
Cách nộp hồ sơ
- Cách 1: Nộp trực tiếp tại bộ phận “Một cửa” của Sở GD&ĐT.
- Cách 2: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Sở GD&ĐT.
- Cách 3: Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố (Áp dụng rộng rãi năm 2026).
3. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Để Xin Cấp Bản Sao Bằng Cấp 3
Để quá trình diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT: Theo mẫu quy định của Sở GD&ĐT (có thể tải trên website của Sở hoặc lấy trực tiếp tại nơi nộp).
- Giấy tờ tùy thân: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
- Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người đi xin cấp không phải là chủ văn bằng (trừ trường hợp là cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế) thì cần có giấy ủy quyền được chứng thực và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
- Phong bì dán tem: Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận (nếu gửi qua bưu điện).
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị giấy tờ hoặc cần bằng gấp mà không thể chờ đợi theo quy trình hành chính, bạn có thể tham khảo các dịch vụ hỗ trợ làm lại văn bằng uy tín. Tại Làm Bằng Đại Học ORG, chúng tôi cung cấp thông tin và giải pháp tối ưu cho các vấn đề liên quan đến văn bằng, chứng chỉ.
4. Quy Trình Các Bước Thực Hiện Chi Tiết
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Người yêu cầu cấp bản sao chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ như mục 3 và nộp cho Sở GD&ĐT hoặc cơ quan có thẩm quyền qua 3 hình thức đã nêu (trực tiếp, bưu điện, online).
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý
Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ: Tiếp nhận và ghi giấy hẹn trả kết quả.
- Nếu hồ sơ thiếu: Hướng dẫn người dân bổ sung.
- Cơ quan quản lý sẽ căn cứ vào sổ gốc lưu trữ để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải đúng 100% với nội dung trong sổ gốc.
Bước 3: Nhận kết quả
Thời hạn giải quyết thường là trong ngày nếu nộp trực tiếp buổi sáng. Nếu gửi qua bưu điện thì thời gian khoảng 3-5 ngày làm việc tùy khoảng cách.
5. Lệ Phí Và Thời Gian Cấp Bản Sao Năm 2026
- Lệ phí: Theo quy định hiện hành, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải nộp lệ phí cấp bản sao. Mức thu cụ thể do UBND cấp tỉnh quy định, thông thường dao động từ 5.000đ – 10.000đ/bản (chưa bao gồm phí bưu điện).
- Số lượng cấp: Không hạn chế số lượng bản sao. Bạn có thể yêu cầu cấp nhiều bản để dùng dần.
6. Những Khó Khăn Thường Gặp Và Giải Pháp
Thực tế, không phải lúc nào quy trình này cũng thuận lợi. Nhiều trường hợp người dân gặp khó khăn như:
- Trường cũ đã giải thể hoặc sáp nhập, không tìm thấy hồ sơ lưu.
- Sổ gốc tại Sở GD&ĐT bị thất lạc do thiên tai, hỏa hoạn hoặc thời gian quá lâu (đặc biệt các thế hệ 7x, 8x).
- Thông tin trên giấy tờ tùy thân hiện tại (CCCD gắn chip) khác với thông tin trong bằng tốt nghiệp cũ (sai tên đệm, ngày sinh).
Trong những tình huống hồ sơ gốc không còn, việc xin cấp bản sao theo đường chính ngạch là bất khả thi. Khi đó, để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, nhiều người lựa chọn tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ làm lại bằng uy tín dựa trên phôi thật. Bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình này tại trang chủ Làm Bằng Đại Học ORG để có phương án dự phòng hiệu quả nhất.
7. Câu Hỏi Hay Gặp
Mất bằng tốt nghiệp THPT có xin cấp lại bản chính được không?
Không. Theo quy chế của Bộ GD&ĐT, bản chính chỉ cấp 01 lần. Mọi trường hợp mất, hỏng đều chỉ được cấp bản sao từ sổ gốc.
Bản sao từ sổ gốc có giá trị như thế nào?
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Bạn hoàn toàn có thể dùng nó để nộp hồ sơ xét tuyển đại học, du học hoặc đi làm.
Tôi ở xa có thể xin cấp bản sao online được không?
Được. Hiện nay hầu hết các Sở GD&ĐT đã tích hợp lên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Tỉnh. Bạn có thể đăng ký trực tuyến và nhận kết quả qua bưu điện.
8. Lời Kết
Việc xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT là quy trình hành chính không quá phức tạp nếu hồ sơ lưu trữ còn đầy đủ. Hy vọng hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm rõ các bước cần thực hiện trong năm 2026. Hãy chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng để tiết kiệm thời gian đi lại. Trong trường hợp cần tư vấn thêm về các vấn đề liên quan đến văn bằng, đừng ngần ngại tham khảo thêm các thông tin hữu ích tại website của chúng tôi.
Nguồn Tham Khảo Uy Tín
- Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT về quản lý bằng tốt nghiệp – Thư Viện Pháp Luật
- Cổng Dịch vụ công Quốc gia
- Cổng thông tin điện tử Bộ Giáo dục và Đào tạo
